นักเรียนคงคุ้นเคยกับคำว่า "ข้อมูล" มานานแล้ว ในโรงเรียนมีข้อมูลอย่มาก เช่นข้อมูลเกี่ยวกับตัวนักเรียน ข้อมูลวิชาเรียน ข้อมูลเกี่ยวกับครูผู้สอน ข้อมูลเกี่ยวกับผลการเรียนของนักเรียน ในการดำเนินการต่าง ๆ ต้องอาศัยข้อมูลเข้ามาประกอบ
ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอ
ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ
ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราในใจ
อย่างไรก็ดี ข้อมูลข้อมูลที่รวบรวมไว้อาจไม่ให้รายละเอียดทั้งหมด เช่น ข้อมูลของนักเรียนคนหนึ่งที่โรงเรียนเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับ ชื่อ ที่อยู่ บ้านเลขที่ ชื่อผู้ปกครอง บิดา มารดาเลขที่ใบสำเนาทะเบียนบ้านข้อเท็จจริงที่บันทึกไว้นี้ไม่อาจทำให้รู้จัก และเข้าใจนักเรียนผู้นี้ได้อย่างถ่องแท้ เพราะมีข้อมูลอย่างอื่นของนักเรียนที่ไม่ได้บันทึกไว้อีกมาก เช่น สีผม สีตา ตำหนิ ความสูง น้ำหนัก อาหารที่ชอบ วิชาที่ชอบ ในการดำเนินการใด ๆ จำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้ เช่น เมื่อนักเรียนสมัครเข้าโรงเรียนก็บันทึกประวัติไว้ มีการบันทึกการมาเรียนของนักเรียนทุกวัน บันทึกผลการเรียน ข้อมูลเหล่านี้จึงเป็นข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น และนำมาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง
ในการดำเนินการทางธุรกิจจำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้ใช้งาน เช่น ร้านค้าแห่งหนึ่งเก็บข้อมูลการขายสินค้าตลอดปีเอาไว้ เขาสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาศึกษาปริมาณการขายต่อเดือน สินค้าใดขายไม่ดี แนวโน้มการขายเป็นอย่างไร สินค้าตัวใดมียอดการขายตามเทศกาล หรือมีผลจากภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมาย ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ดังนั้นจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้ และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น เมื่อต้องการไปใช้ในการวางแผน การขาย สารสนเทศที่ต้องการก็ควรจะเป็นรายงานสรุปยอดขายแต่ละเดือนในปีที่ผ่านมา
ระบบสารสนเทศ
ในองค์กรหนึ่ง เช่น โรงเรียนแห่งหนึ่ง มีการจัดการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย เหตุการณ์ต่าง ๆ เป็นรายวัน โดยบันทึก ข้อมูลลงแบบฟอร์มต่าง ๆ และเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม ในแต่ละเดือนหรือแต่ละภาคการศึกษาจะมีการสรุปข้อมูลเป็นสารสนเทศ เพื่อสร้างรายงาน เช่น รายงานผลการเรียนของนักเรียนในสมุดรายงานผลการเรียน การดำเนินการเช่นนี้จัดทำอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนการดำเนินการ การดำเนินงานสารสนเทศจึงเป็นระบบที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศ การจัดทำระบบสารสนเทศจะทำให้เกิดความรอบรู้ที่จะช่วยในการตัดสินใจ หรือวางแผนในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
สารสนเทศที่ทำประจำ เป็นสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเป็นประจำ และมีการดำเนินการสม่ำเสมอ เช่น การทำรายงานสรุป จำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียน ในแต่ละวัน ทำรายงานเกี่ยวกับรายรับรายจ่ายประจำวันของโรงเรียน การทำรายงานเกี่ยวกับผู้มาติดต่อ หรือตรวจเยี่ยมโรงเรียนในแต่ละเดือน
สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย ตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศจะมีการให้ทำรายงานส่งเพื่อการต่าง ๆ เช่น งบดุลของบริษัทที่ต้องทำขึ้น เพื่อยืนยันต่อทางราชการและใช้ในการเสียภาษี เป็นต้น
สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ ในการดำเนินงานต่าง ๆ บางครั้งจำเป็นต้องทำรายงานข้อมูลมาช่วยสนับสนุน การตัดสินใจ เช่น รัฐต้องการสร้างเขื่อนอเนกประสงค์ จำเป็นต้องได้ข้อมูลเพื่อสนับสนุนว่าจะสร้างดีหรือไม่ จึงต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูล เพื่อสรุปรายงานขึ้นเป็นการเฉพาะ แล้วนำสารสนเทศนั้นมาพิจารณาข้อดีข้อเสีย เพื่อช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ การดำเนินงานเพื่อให้ได้สารสนเทศ เหล่านี้จึงเป็นงานเฉพาะที่จัดทำเป็นครั้งคราว เฉพาะตามโครงการหนึ่ง ๆ เท่านั้น
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
นักเรียนลองนึกดูว่า ถ้าต้องการประมวลผลรายงานการเรียนของนักเรียนได้อย่าง ถูกต้อง รวดเร็ว ทันการ ระบบการจัดการสารสนเทศนั้น เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ประการแรกคือ บุคลากรหรืออาจารย์ประจำชั้นที่เป็นผู้รับผิดชอบ หรืออาจารย์ผู้สอนแต่ละรายวิชา ประการที่สอง คือ หากมีการบันทึก ข้อมูลก็ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานของอาจารย์เป็นขั้นตอนที่กำหนดไว้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เมื่อไร อย่างไร ประการที่สาม คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องช่วยให้การทำงานให้ผลรวดเร็ว และคำนวณได้แม่นยำถูกต้อง ประการที่สี่ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยทำให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามที่ต้องการได้ ประการสุดท้ายคือ ตัวข้อมูลที่เป็นเสมือนวัตถุดิบที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลงให้เป็นสารสนเทศตามที่ต้องการ
ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนคือ
บุคลากร
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
เครื่องจักรอุปกรณ์
ซอฟต์แวร์
ข้อมูล
ส่วนประกอบทั้งห้าส่วนนี้ทำให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด หรือส่วนประกอบใดไม่สมบูรณ์ ก็อาจทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่สมบูรณ์ เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จะทำให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน การดำเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความสำคัญ กับส่วนประกอบทั้งห้านี้
บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการ ในการทำงานทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิด ระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านค้าทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศได้
ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล การทำรายงาน การดำเนินการ ต่าง ๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหาระบบก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ
เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงาน ผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ทำงานได้รวดเร็ว มีความแม่นยำในการทำงาน และทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์ จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียง เป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ
ประเภทข้อมูล
ข้อมูลปฐมภูมิ หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอันโนมัติต่าง ๆ ที่ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลให้ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูลนั้น ๆ
ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจจะมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ผู้ใช้จึงไม่จำเป็น ต้องไปสำรวจเอง คังตัวอย่าง ข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่หน่วยงานรัฐบาลทำไว้แล้ว เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการส่งสินค้าออก สถิติการนำสินค้าเข้า ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์เผยแพร่ เพื่อให้ใช้งานได้ หรือนำเอาไปประมวลผลต่อ
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูล
สมมุติว่า ต้องการเก็บชื่อนักเรียนและคะแนนสอบของนักเรียนในชั้น ซึ่งประกอบด้วยการสอบย่อยสองครั้ง และการสอบไล่หนึ่งครั้ง ลักษณะของข้อมูลที่จัดเก็บ สามารถสร้างเป็นแฟ้ม (file)ได้ โดยในแฟ้มจะมีรายการของนักเรียนแต่ละคน ซึ่งเรียกว่าระเบียน (record) ภายในระเบียนจะมีกลุ่มข้อมูลเรียกว่า เขตข้อมูล (field)
เมื่อแทนแฟ้มด้วยตาราง แต่ละบรรทัดของข้อมูลคือระเบียนนั่นเอง ภายในระเบียนก็มีข้อมูลหลายกลุ่ม แต่ละกลุ่มก็คือเขตข้อมูล เราอาจเรียกชื่อสดมภ์ว่า ชื่อเขตข้อมูล เช่น เขตข้อมูลเลขประจำตัว เขตข้อมูลชื่อ
การประมวลผลข้อมูล
ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ ที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน
การประมวลผลข้อมูล เป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายกระบวนประกอบกัน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล การแยกแยะ การตรวจสอบ ความถูกต้อง การคำนวณ การจัดลำดับ การรายงานผล รวมถึงการส่งสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น
การประมวลผลข้อมูลจึงเป็นกิจกรรมที่สำคัญ เพราะข้อมูลที่มีอยู่รอบ ๆ ตัวเรามีเป็นจำนวนมาก ในการใช้งานจึงต้องมีการประมวลผล เพื่อให้เกิดประโยชน์ กิจกรรมหลักของการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จึงประกอบด้วยกิจกรรมการเก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่งต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องด้วย กิจกรรม ประมวลผล ซึ่งอาจจะเป็นการแบ่งแยกข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ และกิจกรรมการเก็บรักษาข้อมูล ซึ่งอาจต้องมีการทำสำเนา ทำรายงานเพื่อแจกจ่าย
วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งได้ตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผล ได้แก่
การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing) หมายถึงการทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง (terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงินเอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีการที่ใช้กันมากวิธีหนึ่ง
การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) หมายถึง การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้ง ๆ เช่น เมื่อต้องทราบข้อมูล ผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล(poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวม ข้อมูลได้แล้ว ก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานผล หรือสรุปผลหาคำตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่ม จึงกระทำในลักษระเป็นครั้ง ๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อo
ในการประมวลผลทั้งสองแบบนี้ เป็นวิธีการที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยดำเนินการกับข้อมูลจำนวนมากเพื่อแยกแยะ คำนวณ หรือดำเนินการตาม ที่กำหนดไว้ในโปรแกรม การทำงานของคอมพิวเตอร์ ในการประมวลผลจึงต้องมีซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมคอยสั่งการ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ในรูปแบบที่ต้องการ
วิธีการประมวลผล
วิธีการประมวลผล
วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งได้ตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผล ซึ่งได้แก่
การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing) หมายถึง การทำงานในขณะที่ข้อมูลเดินทางไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง(terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงินผ่านตู้เอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีการที่ใช้กันมากวิธีหนึ่ง
การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) หมายถึง การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ เช่น เมื่อต้องการทราบผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลโดยเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว ก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานผล หรือสรุปผลหาคำตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะเป็นครั้งๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน
ในการประมวลผลทั้งสองแบบนี้เป็นวิธีการที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยดำเนินการกับข้อมูลจำนวนมากเพื่อแยกแยะ คำนวณ หรือดำเนินการตามที่กำหนดไว้ในโปรแกรม การทำงานของคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลจึงต้องมีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอยสั่งการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ในรูปแบบที่ต้องการ
การจัดการสารสนเทศ
สารสนเทศเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ และจำเป็นสำหรับการใช้งานด้านต่าง ๆ นักเรียนอาจรวบรวมรายชื่อเพื่อน และเก็บข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับเพื่อน ของนักเรียนแล้วนำมาสรุปตามที่ต้องการ การจัดการสารสนเทศจึงรวมถึงขั้นตอนการดำเนินการต่าง ๆ ตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นจนได้มาซึ่งสารสนเทศ การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่ง สารสนเทศมีหลายขั้นตอน ดังนี้
การเก็บรวบรวมข้อมูล สมมตินักเรียนต้องการรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเรื่องอาชีพของคนไทยในหมู่บ้าน นักเรียนอาจเริ่มต้นด้วยการออกแบบสอบถามสำหรับการไปสำรวจข้อมูล เพื่อให้ครอบครัวต่าง ๆ ในหมู่บ้านกรอกข้อมูล มีการส่งแบบสอบถามไปยังผู้กรอกข้อมูลเพื่อทำการกรอกรายละเอียด มีการเก็บรวบรวมข้อมูล การเก็บรวมรวมข้อมูลมีเทคนิคและวิธีการหลายอย่าง เช่น การใช้เครื่องจักรช่วยเก็บรวบรวมข้อมูล โดยการตรวจกราดระหัสแท่ง หรืออ่านข้อมูลที่ใช้ดินสอดำฝนตำแหน่งที่กรอกข้อมูล
การตรวจสอบข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูล ดูแลเรื่องความถูกต้องของข้อมูล มีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลที่จัดเก็บต้องมีความถูกต้องน่าเชื่อถือเพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย 
การรวบรวมข้อมูลเป็นแฟ้มข้อมูล การรวบรวมข้อมูลที่เก็บไว้ให้เป็นแฟ้มข้อมูล เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าเรื่องอะไร ส่วนใหญ่จะเก็บข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น 
การจัดเรียงข้อมูล ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหา หรืออ้างอิงในภายหลัง การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง 
การคำนวณ ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณตัวเลขที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม 
การทำรายงาน การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ
การจัดเก็บ ข้อมูลที่สำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จะต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บ สมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึก 
การทำสำเนา หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่าย เทคโนโลยีสื่อสาร สมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว การแทนข้อมูล
จากที่กล่าวมาแล้วว่า สารสนเทศคือข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผล การประมวลผลข้อมูลส่วนใหญ่จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยเพื่อ ความรวดเร็ว แม่นยำ ดังนั้นข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อให้คอมพิวเตอร์ประมวลผลจะต้องอยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ จึงจำเป็นต้องหาวิธีการแทนข้อมูลซึ่งเป็นชุดของตัวอักขระดังกล่าว
ปกติการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ใช้สัญญาณอิเลกทรอนิกส์ ซึ่งมีสองสถานะ คือ ปิด และ เปิด จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทนสถานะทั้งสอง แล ะมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่งประกอบด้วย 0 และ 1 ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง(ninary digit)
ตัวเลขแต่ละหลักของจำนวนในระบบเลขฐานสองเราเรียนกว่า บิต (bit) ดังนั้นจำนวน 1011 จึงเป็นเลขฐานสองที่มีจำนวน 4 บิต การใช้เลขฐานสองมาแทนอักขระต่าง ๆ จะพบว่า ถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 1 บิต จะแทนข้อมูลได้ 2 แบบ คือ 0 และ 1 ถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 4 บิต จะแทนอักขระได้ทั้งหมด 16 แบบ ดังนี้
0000 0001 0010 0011
0100 0101 0110 0111
1000 1001 1010 1011
1100 1101 1110 1111
เพื่อให้การแทนอักขระต่าง ๆ ด้วยตัวเลขฐานสองได้ครบ จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลขฐานสอง 8 บิต ซึ่งเรียกว่า 1 ไบต์ (byte) แทนตัวอักษร 1 ตัวเช่น 10000010 ใช้แทนอักษร A , 01000010 ใช้แทนอักษร B
รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียกว่า รหัสแอสกี (American Standard Code for Information Interchange : ASCII) ตัวเลขฐานสอง 8 บิต หรือ 1 ไบต์ สามารถใช้แทนรหัสต่าง ๆ ได้ถึง 256 ตัว แต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว ดังนั้น สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมจึงได้กำหนดรหัสภาษาไทยเพิ่มเติมเพื่อให้ใช้ในงานสารสนเทศเป็นภาษาไทยได้ เช่น 10000101 ใช้แทน ก รหัสแอสกีที่มีรหัสภาษาไทย
ข้อมูลตัวเลขมีวิธีเก็บที่หลากหลายมากว่าข้อมูลตัวอักษรเนื่องจากข้อมูลประเภทนี้มีรายละเอียดมากว่า และการเก็บข้อมูลยังขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการใช้งานด้วย หากจะเก็บให้อยู่ในรูปรหัสที่ง่ายต่อการคำนวณ ก็อาจแยกข้อมูลออกเป็นค่าบวก และค่าลบ และนอกจากนี้ยังมีการจัดเก็บในลักษณะของจำนวนเต็ม และจำนวนจริง
สำหรับตัวเลขฐานสิบที่เป็นจำนวนเต็มสามารถเก็บเป็นตัวเลขฐานสอง หรือเก็บเป็นรหัสต่าง ๆ เช่น รหัสบีซีดี หรือ เอ็คเซสสา
http://www.thaigoodview.com/node/6311
ชื่อ
ค = 10100100
ต = 10100101
สระอิ = 11010100
ม = 11000001
า = 11010010
ตัวการันต์ = 11101100
ต = 10110101
สระอุ = 11011000
นามสกุล
สระอี = 11010101
ด = 10110100
ม = 11000001
ั = 11010001
ง = 10100111
ก = 10100001
ร = 11000011
เ = 11100000
ด = 10110100
็ = 11100110
ก = 10100001
เ = 11100000
ก = 10100001
ไม้เอก = 11101000
ง = 10100111
แ = 11100001
ล = 11000101
ะ = 11010000
ด = 10110100
สระอี = 11010101
บทที่ 3 พัฒนาการคอมพิวเตอร์
เครื่องคำนวนในยุคประวัติศาสตร์
พัฒนาการทางด้านเทคโนโลยีในช่วง 100 ปีที่ผ่านมาเป็นไปอย่างรวดเร็ว เห็นได้จากการที่มีคอมพิวเตอร์เมื่อประมาณ พ.ศ. 2489 เทคโนโลยีไมโครคอมพิวเตอร์ได้พัฒนาในช่วงปี พ.ศ. 2514 และมีการพัฒนาก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว ทุกๆ ปีจะมีผลิตภัณฑ์คอมพิวเตอร์ใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นออกจำหน่ายจำนวนมากจนกระทั่งปัจจุบันมีระบบสื่อสารโทรคมนาคมสมัยใหม่ มาเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคอมพิวเตอร์
หากจะแบ่งการพัฒนาเครื่องคอมพิวเตอร์จากอดีตสู่ปัจจุบัน สามารถแบ่งเป็นยุคก่อนการใช้ไฟฟ้าอิเล็กทรอนิกส์ และยุคที่เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ไฟฟ้าอิเล็กทรอนิกส์
เครื่องคำนวณที่รู้จักกันดีและใช้กันมาตั้งแต่ในยุคประวัติศาสตร์คือ ลูกคิด จากหลักฐานประวัติศาสตร์พบว่า ลูกคิดเป็นเครื่องคำนวณที่ใช้กันในหมู่ชาวจีนมากว่า 7,000 ปี และใช้กันใน อียิปต์โบราณมากว่า 2,500 ปี ลูกคิดของชาวจีนประกอบด้วยลูกปัดร้อยอยู่ในราวเป็นแถวตามแนวตั้ง โดยแต่ละแถวแบ่งเป็นครึ่งบนและล่าง ครึ่งบนมีลูกปัด 2 ลูก ครึ่งล่างมีลูกปัด 5 ลูก แต่ละแถวแทนหลักของตัวเลข
เบลส ปาสคาล (Blaise Pascal)
เครื่องคำนวณกลไกที่รู้จักกันดีและจัดว่าเป็นเครื่องคำนวณที่แท้จริง ที่ใช้ในการคำนวณจำนวนคือ เครื่องคำนวณของปาสคาล
เครื่องคำนวณของปาสคาล (Pascal's Calculator) เป็นเครื่องที่บวกและลบด้วย กลไกเฟืองที่ขบต่อกัน เพื่อให้มีการเคลื่อนไหวเกี่ยวเนื่องกัน เบลส ปาสคาล (Blaise Pascal) นักคณิตศาสตร์ชาวฝรั่งเศสได้ประดิษฐ์เครื่องคำนวณนี้ในปี พ.ศ. 2185 เครื่องคำนวณของปาสคาลจึงเป็นเครื่องคำนวณกลไกที่รู้จักแพร่หลายเป็นอย่างดี คอมพิวเตอร์ยุคหลอดสุญญากาศ(พ.ศ. 2488- พ.ศ. 2501)
หลอดสุญญากาศเป็นชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ที่มีขนาดใหญ่ และต้องใช้กระแสไฟฟ้ามาก เพื่อเผาไส้หลอดให้เกิดประจุอิเล็กตรอน วิ่งผ่านแผ่นตาราง (grid) การทำงานของหลอดสุญญากาศเป็นวิธีการควบคุมการไหลของอิเล็กตรอนที่วิ่งผ่านแผ่นตาร
จอห์น วอน นอยแมน
ในปี พ.ศ. 2488 จอห์น วอน นอยแมน (John Von Neumann) ได้สนใจเครื่องอินิแอค และได้เสนอแนวคิดในการสร้างเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีหน่วยความจำ เพื่อใช้เก็บข้อมูลและโปรแกรมการทำงานหรือชุดคำสั่งของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์จะทำงานโดยเรียกชุดคำสั่งที่เก็บไว้ในหน่วยความจำมาทำงาน หลักการนี้เป็นหลักการที่ใช้มาจนถึงปัจจุบัน
คอมพิวเตอร์ในยุคหลอดสุญญากาศได้เจริญก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ มีการพัฒนาหน่วยความจำถาวรที่เก็บข้อมูลได้จำนวนมาก ระยะแรกใช้วิธีการเก็บข้อมูลในบัตรเจาะรู แต่ทำงานได้ช้า จนในที่สุดก็มีการใช้หน่วยเก็บข้อมูลในรูปจานแม่เหล็ก และวงแหวนแม่เหล็ก การเก็บข้อมูลในวงแหวนแม่เหล็กนี้ใช้มาจนถึงประมาณปี พ.ศ. 2513 นอกจากนี้ยังมีการพัฒนาวิธีการเก็บข้อมูลในรูปดรัมแม่เหล็ก และเทปแม่เหล็กอีกด้วย คอมพิวเตอร์ยุคทรานซิสเตอร์ (พ.ศ. 2500 – พ.ศ. 2507)
นักวิทยาศาสตร์ของห้องปฏิบัติการวิจัยเบล (Bell laboratory) แห่งสหรัฐอเมริกา ได้ประดิษฐ์ทรานซิสเตอร์ได้สำเร็จ ทรานซิสเตอร์นี้มีผลทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในการสร้างคอมพิวเตอร ์เพราะทรานซิสเตอร์มีขนาดเล็ก ใช้กระแสไฟฟ้าน้อย มีความคงทนและเชื่อถือสูง และที่สำคัญคือสามารถผลิตได้ในราคาที่ถูกกว่าหลอดสุญญากาศ ดังนั้นคอมพิวเตอร์ในยุคต่อมาจึงใช้ทรานซิสเตอร์ และทำให้สิ้นสุดคอมพิวเตอร์ยุคหลอดสุญญากาศในเวลาต่อมา 
วงจรที่ประกอบด้วยทรานซิสเตอร์
ทรานซิสเตอร์
สำหรับในประเทศไทยมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ในยุคนี้เข้ามาใช้กันในปี พ.ศ. 2507 โดยจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยนำเข้ามาใช้ในการศึกษา ในระยะเวลาเดียวกันสำนักงานสถิติแห่งชาติก็นำมาเพื่อใช้ในการทำสำมะโนประชากร นับเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นแรกที่ใช้ในประเทศไทย คอมพิวเตอร์ยุคทรานซิสเตอร์นี้ หน่วยเก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาไปมากจนทำให้ระบบการเก็บข้อมูลในจานแม่เหล็กมีความจุสูงขึ้นมาก คอมพิวเตอร์ในยุคนี้ได้ส่งผลให้เกิดความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว เช่น องค์การนาซาของสหรัฐอเมริกา ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการคำนวณและควบคุม ยานอวกาศต่างๆ ในยุคแรก และมีพัฒนาการต่อเนื่องมาจนถึงปัจจุบัน
คอมพิวเตอร์ยุควงจรรวม (พ.ศ. 2508- พ.ศ. 2512)
ประมาณปี พ.ศ. 2508 ได้มีการพัฒนาวิธีการสร้างทรานซิสเตอร์จำนวนมากลงบนแผ่น ซิลิกอนขนาดเล็ก และเกิดวงจรรวมบนแผ่นซิลิกอนที่เรียกว่า ไอซี (Integrated Circuit : IC)
บริษัทไอบีเอ็มเริ่มใช้ไอซีกับเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นแรก คือ ซิสเต็ม/370 โมเดล 145 (system/370 model 145) พัฒนาการของไอซีทำให้คอมพิวเตอร์มีความซับซ้อนสูงขึ้น มีวงจรการทำงานที่ทำการคิดคำนวณจำนวนเต็มได้เป็นหลายล้านครั้งต่อวินาที นอกจากนี้ยังมีการพัฒนาหน่วยความจำที่ใช้ไอซีทำให้มีความจุมากขึ้น ในยุคต้นสามารถผลิตไอซีหน่วยความจำที่มีความจุหลายกิโลบิตต่อชิพ (kilobit/chip) และเพิ่มขึ้นเป็นลำดับ
< ไอซี (Integrated Circuit : IC)
ขณะเดียวกันก็มีการพัฒนาการทางด้านอุปกรณ์เก็บข้อมูลมาเป็นฮาร์ดดิสก์ (harddisk) โดยนำแผ่นบันทึกหลายๆ แผ่นวางซ้อนกัน มีหัวอ่านหลายหัว ฮาร์ดดิสก์ในเครื่องคอมพิวเตอร์จึงเป็นอุปกรณ์ประกอบที่สำคัญที่ทำให้คอมพิวเตอร์มีความจุในการเก็บข้อมูลได้มากและรวดเร็ว
คอมพิวเตอร์ยุควีแอลเอสไอ ( พ.ศ. 2513- พ.ศ. 2532)
เทคโนโลยีทางด้านการผลิตวงจรอิเล็กทรอนิกส์ยังคงก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง มีการสร้างเป็นวงจรรวมที่มีขนาดใหญ่มารวมในแผ่นซิลิกอนขนาดเล็ก เรียกว่า วงจ
แอลเอสไอ ( Very Large Scale Integrated circuit : VLSI ) เป็นวงจรรวมที่สามารถนำทรานซิสเตอร์จำนวนล้านตัวมารวมกันอยู่ในแผ่นซิลิกอนขนาดเล็ก และผลิตเป็นหน่วยประมวลผลของคอมพิวเตอร์ที่ซับซ้อนเรียกว่า ไมโครโพรเซสเซอร์ (microprocessor)
การใช้วงจรวีแอลเอสไอเป็นวงจรภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถผลิตเครื่องคอมพิวเตอร์ให้มีขนาดที่เล็กลงกว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ในยุคทรานซิสเตอร์แต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น เรียกว่า ไมโครคอมพิวเตอร์ (microcomputer) ไมโครคอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่แพร่หลาย และมีผู้ใช้งานกันทั่วโลกเป็นจำนวนมากการที่คอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถสูงเพราะวงจรวีแอลเอสไอหรือที่เรียกว่าชิพเพียงแผงเดียว สามารถสร้างเป็นหน่วยประมวลผลของเครื่องทั้งระบบ หรือเป็นหน่วยความจำที่มีความจุสูงหรือเป็นอุปกรณ์ควบคุมการทำงานต่างๆ
คอมพิวเตอร์ยุคเครือข่าย (พ.ศ. 2533 - ปัจจุบัน)
วงจรวีแอลเอสไอได้รับการพัฒนาให้มีความหนาแน่นของจำนวนทรานซิสเตอร์มากขึ้นเรื่อยๆ จนในปัจจุบันสามารถผลิตจำนวนทรานซิสเตอร์ลงในแผ่นซิลิกอนขนาดเล็กโดยมีความจุเพิ่มขึ้น 2 เท่าในทุกๆ 18 เดือน ทำให้วงจรหน่วยประมวลผลกลางมีขีดความสามารถมากขึ้น
เมื่อไมโครคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถสูงขึ้น ทำงานได้เร็ว การแสดงผลและการจัดการข้อมูลก็ทำได้มาก สามารถประมวลผลและแสดงผลได้ครั้งละมากๆ จึงทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้หลายงานพร้อมกัน ดังจะเห็นได้จากโปรแกรมจัดการประเภทวินโดวส์ในปัจจุบันที่ทำให้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ ขณะเดียวกันก็มีการเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในองค์กรมีการทำงานเป็นกลุ่ม (workgroup) โดยใช้เครือข่ายท้องถิ่นที่เรียกว่าแลน ( Local Area Network : LAN) เมื่อเชื่อมการทำงานหลายๆ กลุ่มขององค์กรเข้าด้วยกันเกิดเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เรียกว่า อินทราเน็ต (intranet) และหากนำเครือข่ายขององค์กรเชื่อมต่อเข้าสู่เครือข่ายสากลที่ต่อเชื่อมกันทั่วโลก ก็เรียกว่าอินเทอร์เน็ต (Internet)
การผ่อนเงินผ่านระบบเครือข่าย
เทคโนโลยีสื่อประสม
คอมพิวเตอร์ในยุคปัจจุบันเป็นคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงต่อถึงกัน ทำงานร่วมกัน ส่งเอกสารข้อความระหว่างกัน สามารถประมวลผลข้อมูล รูปภาพ เสียง และวีดิทัศน์ ไมโครคอมพิวเตอร์ในยุคนี้จึงทำงานกับสื่อหลายชนิดที่เรียกว่าสื่อประสม (multimedia)
เทคโนโลยีสื่อประสม เป็นเทคโนโลยีที่ใช้คอมพิวเตอร์แสดงผลในลักษณะผสมสื่อหลายชนิดเข้าด้วยกัน ทั้งตัวอักษร รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว วีดิทัศน์ โดยเน้นการโต้ตอบและมี ปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้
องค์ประกอบของเทคโนโลยีสื่อประสมประกอบด้วย
1. คอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ทำให้เราได้เห็น ได้ยิน สามารถโต้ตอบแบบปฏิสัมพันธ์ได้
2. การเชื่อมโยงสื่อสาร ทำให้ข้อมูลต่างๆ เชื่อมโยงถึงกันและนำเสนอได้
3. ซอฟต์แวร์ สามารถช่วยให้เราใช้ข้อมูลจากสื่อหลายชนิดร่วมกันได้
4. การใช้งานแบบสื่อประสม โดยใช้ข้อมูล ข่าวสารในรูปแบบสื่อประสมที่ผู้ใช้สร้างขึ้น
